取引先の管理と疎通の良い方法

「顧客資料カード」を中心とした顧客データベースの構築は

「お客様管理」を行うには、お客様の資料を作成し、「ファイル管理」を実行しなければなりません。

「書類管理」はお客様の各種資料を記録、保存し、分析、整理、応用して、メーカー関係を強化し、経営成績を向上させる管理方法です。

そのうち

クライアントデータベースを作成

「顧客資料カード」を作る用途とメリット

①既存顧客と潜在顧客を区別できる。

②広告レターの郵送が容易です。

③顧客資料カードを利用して、入金、支払いの順番と計画を手配することができます。

④顧客ごとの販売状況を把握し、取引習慣を理解する。

⑤業務員が休暇を取ったり、退職したりした場合、引継ぎは当該顧客のためにサービスを継続することができる。

⑥時間計画を立てる時、お客様の資料カードを利用して効率的な具体的な訪問計画を立てることができます。

⑦お客様の状況や取引結果を徹底的に把握し、その協力を得ることができます。

⑧顧客資料カードに基づき、信用度の低い顧客に対して取引額を縮小し、信用度の高い顧客に対して取引額を増大させ、具体的な販売政策を制定するのに便利である。

主管は「顧客資料カード」をよく使う。

地域主管はお客様の資料の書類管理に注目し、「顧客資料カード」の利用（または業務員の利用を監督する）を注意しなければならない。

以下は得意先の資料カードを上手に使うことで業績を上げる方法です。

①週に一度は少なくとも各業務員の顧客資料カードをチェックします。

②顧客訪問前に規定の参考資料カードの内容を業務員に注意する。

③訪問する顧客資料カードだけを業務員に依頼する。

④業務員に訪問して帰ったら「顧客資料カード」を返納するよう要求します。

⑤毎月または四半期ごとに終了した場合、エリアリーダーは顧客取引カードを分析し、業務員の販売ルートを調整する参考とする。

⑥「顧客資料カード」の実績を参考にして、「年度区域販売計画」を作成する。

⑦顧客資料カードを記入することは、当該業務員のパフォーマンスを評価する重要な項目と見なす。

⑧業務主管は、前日（または数日前）取引先の取引結果について常に業務員と検討しているかどうかを注意するべきである。

⑨検閲販売、入金のバランスが取れていますか？

「顧客資料カード」を利用した顧客管理の原則

「顧客資料カード」を利用して顧客管理を行う場合、以下の原則を把握することに注意する。

①ダイナミック管理

「顧客資料カード」を作った後、放置しないと価値がなくなります。

変更された資料を調整して削除し、新しい資料を適時に補充し、ファイル上でお客様の変化を追跡して、お客様の管理に動態性を維持させます。

②重点を強調する

多くの顧客資料の中から重要な顧客を探し出すべきです。

これは既存の顧客だけでなく、将来の顧客と潜在的な顧客を含む必要があります。

これは新しいお客様を選択し、新市場を開拓するために資料を提供し、市場の発展に好機を作ることができます。

③活用

取引先の資料収集管理の目的は販売過程で利用するためで、柔軟な方式で直ちに販売人員と関係者に提供して、デッドデータを生きた材料にならせて、それによって取引先の管理効率を高めます。

④専任者が責任を負う

多くのお客様の資料は流出できないので、内部でしか使用できません。だから、お客様の管理をして、具体的な規定と方法を確定し、専門家が管理し、お客様の情報資料の利用と貸し出しを厳しく管理します。

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お客様のシリーズ化を組織します。

多くのお客さんをどう管理するかはとても重要な仕事です。

取引先のシリーズ化を組織して、このように繁雑なことを簡略にして、行の有効な管理方法になります。

具体的に操作する場合は、2つの異なるツールが使用できます。

お客様の製品に対する態度で組織します。

お客様の製品に対する態度によって、お客様を忠実なお客様、ブランドの移転と無ブランドの忠実なお客様の三種類に分けられます。

お客様の管理のポイントは、本メーカーの製品に忠誠を尽くすお客様と率先して使用者を育成することです。

お客様の商品購入金額に応じて組織します。

お客様の管理において、全部のお客様を購買金額のいくらによって、ABC三種類に分けます。

A類、大きい取引先、買う金額は大きくて、取引先の数量は少ないです；C類、小さい取引先、買う金額は少なくて、取引先の数量は多いです；B類、普通の取引先、A類、C類の取引先の間に介在します。

管理の重点はA類の取引先をしっかりつかむので、B類の取引先を配慮します。

顧客を管理し、「巡視管理」を実施することは非常に重要で効果的な管理方法である。

巡視管理の本質はお客様の意見と提案に耳を傾け、お客様と接触を維持することですので、効果的な巡回は有効なコミュニケーションから切り離せません。

通常のコミュニケーション方式は以下の3つがあります。

耳を傾ける

まず、効果的に耳を傾ける戦略を立てる。

①フィードバック的帰納。

「先ほどの話はこの意味ですか？」というように、相手の話の内容を時々まとめて意見を求めます。これも管理者がお客様の観点に慎重に配慮し、お客様に真意を再確認し、明らかにする機会を与えているということです。

②相手を理解する。

お客様の話を聞きながら、お客様の気持ちをよく理解します。

③論争を避ける。

お客様が理不尽なことを言っている時は、すぐに是正しないでください。

話を始める時は、意見の相違がある問題は避けて、意見の一致を強調します。

次に、コミュニケーションに効果的に耳を傾ける方式を採用する。

コミュニケーションには多くの方法があります。要約すると、主に出て行って、通信（通信）ツールの3つがあります。

①取引先訪問。

取引先の中に深く入り込んで、彼のいくつかの真実な見方、考えに耳を傾けます。

②取引先会議。

定期的に取引先を来て討論会を行います。

③通信、通信ツールを利用してお客様とコミュニケーションをとる。

第一に、お客様からの投書を真剣に処理し、お客様の懸念を直ちに解消します。第二に、無料費用のホットラインを設置して、クレーム電話でお客様の苦情を処理します。

教育

お客様に正しい消費観念を確立するように誘導し、お客様に本メーカーの製品の使い方を教えます。

ヘルプ

お客様の購買、使用、修理のすべての問題を解決し、お客様に良質のサービスを提供するように助けます。