Techniques De Contrôle Interne Des Fonds De Réserve

La réserve est constituée pour couvrir les dépenses courantes et ponctuelles, les avances de Caisse étant versées conformément au principe de l 'importance relative à certaines unités administratives ou à certains membres du personnel de l' unité, indépendamment des formalités habituelles d 'approbation par classe et d' émission de chèques au cas par cas.

Le contrôle interne de la réserve doit être effectué avant, pendant et après coup.

Détermination des unités à créer.

Détermination du montant de chaque provision.

Désignation du dépositaire de la réserve et mise en place d 'un système de comptabilisation de sa reconstitution et de son décaissement.

L 'utilisation de la réserve doit être étayée par des justificatifs originaux tels que des factures.

La facture est signée par le vérificateur de l 'utilisateur de la réserve.

Dans certains cas, le paiement de la réserve doit être approuvé à l 'avance.

Les vérificateurs internes des comptes et autres fonctionnaires indépendants dressent périodiquement un inventaire des réserves.

Le montant total du solde de la réserve et des justificatifs de paiement est égal au montant fixe de la réserve.

Lorsque le solde de la réserve est inférieur à un montant spécifié, le dépositaire de la réserve peut remettre le certificat de paiement au service comptable.

Après approbation par l 'administration comptable, la provision est provisoirement reconstituée par la Caisse.

Le solde de chaque fonds d 'avances est périodiquement rapproché du solde du compte général qui en assure le contrôle.

Liens:

Le contrôle interne des dépenses par chèque unitaire comprend les éléments suivants:

1) tous les chèques doivent être numérotés d 'avance et numérotés successivement, les chèques en blanc doivent être conservés au service de sécurité, soumis à un contrôle rigoureux et dûment gardés, et les personnes habilitées à signer les chèques ne doivent pas garder les chèques en blanc.

2) chaque chèque doit être approuvé et émis par le signataire autorisé.

3) chaque chèque doit être étayé par une facture approuvée ou toute autre pièce justificative nécessaire.

Le bénéficiaire et le montant du chèque doivent être clairement indiqués sur celui - ci et doivent être rapprochés des pièces justificatives correspondantes.

La preuve documentaire de la signature d 'un chèque doit être apposée, après la signature du chèque, un tampon indiquant que celui - ci a été « payé » pour éviter que d' autres ne soient utilisés comme preuve de double paiement.

4) tout chèque modifié par des mots ou des chiffres est annulé.

Les chèques annulés doivent être marqués de manière à éviter qu 'ils ne soient utilisés par d' autres.

Et les chèques doivent être conservés avec d 'autres numéros de série.

5) tous les chèques émis sont crédités en temps voulu dans le Journal des comptes bancaires le jour même et sont régulièrement apurés avec les débiteurs des comptes créditeurs ou autres comptes du grand livre.