2012年公文書作成の基礎知識

第一節公文書の概要

何ですか

公文書は党組織、国家機関、企業、事業、団体、学校などの党活動、政務活動、技術活動です。

公文書は直接的に発効する指導的役割を持っている。

このような指導作用は命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣伝作用、教育作用、交渉作用などを含みます。

など。

公文書を書くには政策と法律を離れることができず、党と政府の方針、政策と法規、法律に適合していなければならない。

文書作成のレベルを高め続けてこそ、文書の質を高めて、その特殊な機能を発揮させることができる。

国務院弁公庁が1993年11月に発表した「国家行政機関公文処理弁法」の規定によると、我が国の現行の国家行政機関の公文は12種類の13種類に分けられています。①命令(令)②議案、③決定、④指示、⑤公告、通達、⑦通報、⑧報告、⑨回答、10回返事、11回、12会議紀要。

中央中央弁公庁が1996年5月に印刷した「中国共産党機関公文処理条例」の規定によると、我が国の現行の各クラス党の機関公文書は14種類あります。

以上の二つの文書は党政府機関の公文書制の根拠であると同時に、企業・事業機関、社会団体、業界などの公用公文書の種類を選択する根拠にもなります。

もちろん一部の専門機関は軍事、外交、経済、法律などの機関に専用の公文書があります。

公文書の処理手順には、①受領、②分割、承認、③催理、④原稿作成、⑤審査、発行、⑥番号、印刷配布、⑦立巻（ファイリング）；⑧廃棄が含まれる。

書くことと直接関係があるのは原稿を作ることです。

二、公文書の書式と要素「HT」「KH*3/4」公文書は規定の書式を持っています。公文書は規定の書式に従って書きます。

このように公文書の完備性、正確性と手順性を保証できます。そして公文書の処理に便利で、文書の作成の効率を高めます。

公文書の書式要素は一般的に以下を含む。

（一）発行機関（版頭）

公文書を発行する機関は公文書の作者で、公文書を出す機関は機関の全称あるいは規範化の略称を書くべきです。

同級政府、政府各部門、上級政府部門と下級政府は共同で文を書くことができ、各級政府とその部門は同級常務委員、軍隊、人民団体と行政機能を行使する事業機関、会社も共同で文を書くことができます。

いくつかの機関が共同で文を書く場合、主催機関を前に並べるべきです。

版頭は発行機関の表記です。

現在、我が国で使用されている公文書の頭には以下の3つがあります。

1、文を発行する機関の全称または規範化の略称で「書類」という字を加えて構成され、大文字で中に収められ、文書のトップページの上端に印刷され、通称「大版頭」と呼ばれています。

例えば、「浙江省人民政府文書」、「浙江省人事庁文書」。

2、文を送る機関の全称または規範化の略称で、丸括弧を入れて文の種類の名称を表示して、俗称で「小版頭」といいます。

例えば、「浙江省人民政府（通知）」「×市教育委員会（手紙）」。

3、文書発行機関のフルネームが印刷された公函紙は、版頭とする。

いくつかの機関が共同で文を書く場合は、公文書の主催機関の一つの版の頭を使ってもいいです。

（二）公文書の番号「HT」公文書の番号は同じ公文書で何部か印刷する時の各部の順番番号で、版の左上の隅に位置しています。アラビア数字で表示して、各公文書の流れを把握するために使います。

極秘、機密文書は番号を明示しなければならない。

（三）秘密等級「HT」公文書の秘密等級は「極秘」、「機密」、「秘密」の3種類に分けられています。発行機関は「中華人民共和国保守国家秘密法」及び「実施細則」、中央と国家各部、委、弁、局が制定した国家秘密及び秘密級の具体的な範囲の規定などに基づいて決定し、版の頭の左上にある「公文書番号」の下に表示します。

その具体的な標識は「★」、「★」の前に秘密等級を表示し、後に秘密保持期限を表示します。

秘密保持期限が表示されていない場合、極秘、機密、秘密はそれぞれ30年、20年、10年で認定されます。

（四）緊急度

緊急度とは、公文書の配達と処理のスピードに対する要求です。

緊急公文書は「特急」「せっかち」の2種類に分けられ、版の頭の左上に「秘密等級」が表示されている。

電報にはそれぞれ「特急」「特急」と表示します。

（五）文字番号「[HT]」を送る文字番号は、文書を送る機関が作成した公文書のコードで、文号と略称する。

文字番号は、発文機関の代字、発文年度、発文順序番号の3つの部分から構成されています。

その中に、本文年度は六角い括弧で囲まれています。

国務院が1998年に作成した第12号の文書のように、文字番号は「国発〔1998〕12号」です。

文字番号は、版頭と赤い線の真ん中にあり、紙面で作成されたもので、タイトルの右上側にあります。

いくつかの機関が共同で文を出して、普通は主催機関だけを明示して文字号を出します。

（六）署名者と署名は違います。

署名は、いくつかの機関の行政長官の名義で発行される公文書で、署名または署名印を捺印してから発行されます。

発行者には二つの状況があります。一つは機関の責任者が原稿を審査した後に署名して発行に同意すること、もう一つは上級機関に提出する申請書、報告書で、発行者を明記しなければなりません。

後の状況を指します。差出人の名前は赤い糸の上で文字番号の右側を発行します。

公文書が対称に見えるように、文字番号は左にシフトします。

重要なのはあるいは広範なことに関連して、必ず正職あるいは日常の仕事の副職責の指導者から署名して発行しなければなりません。

（七）タイトル

公文書のタイトルは版の頭の下の中央に位置して、通常版の頭と見出しの間で、赤い線で区別してマークします。

文書のようにヘッダがない場合、タイトルは公函紙の一番端の機関名の下にある赤い糸を下にして中央に位置します。

公文書のタイトルは公文機関の名称、公文のテーマ（事由）、文種の三つの部分から構成されています。

例えば、「国務院の住血吸虫病の予防と治療の強化に関する決定」は、ここ「国務院」が発文機関であり、「住血吸虫病の予防と治療の強化について」は事由である。

用件は一般的に前置詞で「について」と主要内容を表すフレーズで構成されています。

公文書のタイトルを書きたい時は、特に以下の点に注意してください。

1、公文書のタイトルを批改または転送するのは、一般的に、批改または転送機関の名称、転送された公文書のタイトル、文の種類の三つの部分から構成されています。

「国務院が国家土地管理局を批准して一部の地方政府の越権批准地状況報告に関する通知」のように。

公文書のタイトルを批改して転送する場合、「関連」「関連」「通知」の「通知」など、前置詞と文種の重複がないようにします。

同時に注意すべきです。法規的な文書と本の名前を批改する以外は、元のタイトルに本の名前を付けないです。

2、用件は公文書の主な内容を簡明かつ正確に要約しなければならない。

例えば、ある市人民政府は数年来制定された規範性文書を整理し、廃止すべきものは全部で数十件あり、発文時にこれらの廃止された規範性文書のタイトルを全て事由とすると、明らかに不可能であり、一つだけ書いても、後に「等」の字を加えても、長すぎるきらいがあります。

3、題名を書く時は、必ず正確に文種を選定し、明示しなければならず、自分で文種を作ることができない。

4、タイトルの配置は対称で美しく、字数の少ない1行の字数の見出し以外に、2行以上のものは宝塔形に並べてもいいし、長さが一致する2つの平行形または3平行形に並べてもいいです。

転職に際しては、人名、地名、役所名などの専用名詞や言葉を分解しないでください。

5、公文書の見出しには、書名番号の使用に明確な規定がある以外に、句読点をつけないのが一般的です。

タイトルが長すぎたり、中間で停止したい場合は、スペースまたは改行で表現できます。

たとえば:

科学技術に頼って農業を振興することについて

（八）主送機関

農業の科学技術の成果の普及の仕事の決定を強化します。

主送機関は公文書を発行する機関が公文書に対して処理または回答を求める相手機関です。

直接社会に向けた公文書以外は、本文の前の題名の左下に、主送り機関の名称をトップで書くのが一般的です。

主送機関を確定するには注意しなければなりません。

1、政府の各部門は本級政府の授権と職権規定に基づき、次の級の人民政府に直接文書を送ることができる。

2、指示を仰ぐ公文書は、主から一つの機関に送る原則を堅持し、多額の主から送ることはできない。特殊な状況を除いて、免級して指示を仰ぐことはできない。

二重の指導を受けた機関は上に指示を求め、内容に基づいて主送り機関と写送機関を明示し、主送り機関が回答を担当する。

指導者が直接提出した事項以外に、指導者個人に直接送ってはいけないと指示してください。

3、下級指示を返信し、主に元の指示機関（単位）を送り、関連機関（単位）に対して、CCで送るしかない。

4、公文書を普通に配布し、主な送達機関は規範化された通称を書くべきで、例えば××省人民政府が普通に文書を発送し、主な送達機関は「各市、県人民政府、各地区行政公署、省政府直属の各単位」と書く。

（九）本文

本文は公文書の主体で、公文書の具体的な内容を反映する部分です。

本文は主送り機関に続いて、行間を二重にして書きます。

（書き方は後を見て）

（十）添付ファイル

添付ファイルは本文の必要に応じて添付する公文書または資料で、本文に対して補足説明または参考資料を提供するために使います。

添付ファイルは本文の後に添付します。

（十一）印鑑

印鑑は機関権力の象徴です。

公文書の焼き増しは、公文書の効力を確認するための書類です。

印鑑は公文書の右下の落款所に押して、上は本文をおさえないで、下は年に乗って月をかぶせます。

印鑑はきちんとしていてください。

共同で報告する不法規定類の公文書は、主な新聞機関が捺印しますが、トップページには署名機関の署名者の名前を明記してください。

共同で送った公文書には、印鑑を押すべきです。

行政長官の名義で文を書く公文書は前職を持ち、後に署名印を捺印する。

党の文書には、特定版のヘッダがある普通文書には、発行機関の印鑑を捺印しません。

国家行政機関の公文書とは大きな違いです。

（十二）成文時間

普通は公文書の発行日で、本文の右下に表示されます。

共同行文の作成時間は、最後の発行機関の指導者の発行時間に準じる。

会議の討論で採択された公文書は、会議の通過日を基準として、会議の名称とその次を記入し、括弧で囲んで、公文書のタイトルの下に表示します。

(十三)公文書の他の地域で説明するのに不便な各種事項を説明するために、注記「%HT」を添付します。

説明が必要な名詞用語や公文書の閲覧範囲、使用方法などの内容は、落款の下に別の行と空の2つの枠の位置を表示します。

この中で読む範囲は読む対象に対しての規定であり、「省軍級に送る」「県団級に送る」などの六角い括弧で囲まれています。

（十四）主題語「HT」は、この公文書の内容について述べられた主題に対して規範的な語句と文種で構成されており、今後公文書の主題と文種に基づいて検索する。

公文書のテーマの品詞表を作るのは、表の中の品詞を正確に選択するために便利で、随意性を防止するためです。

上報の公文書には、上級機関の公文書の主題詞に規定された主題語を表示しなければならない。

一つの公文書のテーマ語は少なくとも二つを使います。普通は七つを超えません。

例えば、「国務院の企業赤字の拡大に関する通知」という公文書は、テーマ語として「企業」、「経営」、「利益」、「通知」の四つがあります。

ここからもまとめることができます。テーマ語は公文書の内容特徴と帰属カテゴリを正確に反映しなければなりません。階層性があり、タイトルと混同しないでください。

（十五）CC機関

民工抄送機関とは、主催しないが、この公文書の内容を知るべき関係機関のことです。

写送機関名は「主題語」の後、公文書の末尾の二本の等長平行実線の中に書くべきです。

（十六）印刷発行機関と時間

発行機関は、発文機関の事務部門で、印刷時間は、印刷時間として、写経機関の細い実線の下に置く。

以上の公文の書式要素は一つの公文書の中で規定に基づいて、合理的に手配して、公文書の厳粛さを示します。

オフィスオートメーションが徐々に実現されるにつれて、フォーマット要素と編成はより厳格に規範化され、同時にいくつかのフォーマット構成要素が追加されます。

三、公文書の本文の書き方

公文書の本文を起草するには以下の要求に適合していなければならない。

（一）国家の法律、法規、規則に適合し、党と国家の方針、政策及び関連規定に適合する。

新しい政策規定を提出するなら、確実に実行し、別紙で説明する必要があります。

（二）状況は確かで、観点は明確で、筋道がはっきりしていて、段落がはっきりしていて、文章は洗練されていて、文章はきちんとしていて、句読点は正確で、文章はできるだけ短くしてください。

（三）人名、地名、数字、引用文が正確である。

時間は具体的な年月日を書くべきで、例えば「1994年」は「94年」と書くことができません。

（四）公文書の数字は、同じ公文書の中で数字の前後一致を保つことを前提として、成文時間、構造段階の序数と語、フレーズ、慣用語、略語、修辞色の語句の中で語源となる数字は漢字以外にアラビア数字を使用しなければならない。

（五）構造階層の順序は、順に「一」、「（一）」、「1」、「（1）」である。

（六）公文書では国家の法定計量単位を使用しなければならない。

（七）公文書を引用する場合、まず題名を引用し、後に文字号を引き起こし、括弧を入れる。

（八）用語の正確さ、規範。

略称を使う時は、まず全称を使い、略称を明記するのが一般的です。

（九）指示を仰ぐ公文書は一文のことであり、報告には指示事項を挟み込んではいけない。

公文書の本文の書き方は主に二つあります。

公文書の行文は上り文、平行文、下り文の三つに分けられている。

いずれにしても、公文書の本文は普通は叙事、論理、目的（または結論）の三つの方面に分けて書いています。

事柄を叙述するということは事実を並べることであり、道理を説くということであり、目的（または結論）とは相手のすること、あるいはある事柄に対して行う結論をいう。

述べることによって、道理を述べて目的を表明すべきです。

具体的には：

（一）上級機関に指示を求める公文書を書いて、普通は先に状況を述べて、自分の意見を提出して、最後に要求を提出して、上級機関に承認してもらいます。

（二）陳述的な公文書を書いて、普通は先に状況を述べてから作り方を書きます。最後に指導機関或いは上司に次のやり方に対して指示を与えてもらいます。

（三）平級機関に交渉性の公文書を書いて、いつも先にどんな事情のため出して、更にどんな規定によって、最後に解決すべき問題を協力して解決するように指示してもらいます。

（四）下級機関に指示的な公文書を発行する場合、通常はどのような状況によって、どのように解決すべきかを先に書き、最後に具体的な方法を提出し、下級の徹底を求める。

（五）復文を書く（下級の指示を仰ぐ公文書に対する返答）、普通は先に来文の要求によって解決する事項を書いて、更に審査の意見を明確に書いて、最後に下級に返答して執行するように要求します。

事柄を叙述し、説明して目的を表明することは、深く調査し、本当に状況を把握し、分析、研究を行い、理由を十分にし、観点を正確にし、提出の目的は実際の必要を考慮しながら、可能性も考慮することである。

そのため、資料は真実で信頼できなければならない。

このように、公文書の目的は明確であり、具体的である。

第二、文字表現は簡明で、正確で、条理がはっきりしている。

簡明とは、簡潔で明確なことをいう。

公文書は総合的な報告のほかに、一文一事制をとっています。

文章を書く時は、繰り返して、丁寧に文字を圧縮して、あってもなくてもいい空論を抜きます。

長い公文書も「開門見山」であるべきです。

また、公文書は普通の文章よりも明確な要求がもっと厳しいです。

その用語は語体文を原則として、分かりやすく、説明できるように努めています。

自作の簡体字を使ってはいけません。

言語は文法に合わせて、句読点を正しく使う必要があります。

正確、正確、適切ということです。

公文書は正確さの原則に適合していなければならない。

表現は内容の正確さを重視し、形式の正確さも無視しない。

内容から形式まで、文章の構造から造語まで、テーマと高度に均衡し、統一しなければなりません。

筋がはっきりしているということは、公文書の配置が他の文章と同じように重要であるということです。

すべての長い公文書は、まず最初に要点を提出し、最初に非常に簡単な文章で全文の目的や結論を説明します。

そして必要な説明をします。

長い公文書は何段に分けられますか？一段ごとにこの法律を採用します。

一つの公文書にはいくつかの意味やいくつかの要求がある場合、条理に注意し、段階をはっきりさせ、数の字で段落と項目を明示しなければならない。

こうすれば公文書の本文は綱目を通して筋道がはっきりするようになる。

第二節通知と手紙の作成

一、通知の作成

通知は公文書の中で使用頻度が一番高い文で、通常は下り文に属します。

それは下級機関の公文書を批准して、上級機関と不所属機関の公文書を転送することに適用します。規則を発表します。下級機関に対して、関係機関に周知または共同執行する必要がある事項を取り扱わせるように伝えます。幹部を任免し、採用します。

（一）通知の種類

機能によって、通知は以下の種類に分けられます。

1、書面で通知する

①承認通知は、下級機関に対して、転送性報告、意見等の上級機関が通知で下級の各関係部門に回して執行する。

例：「××市人民政府が指定された住宅問題に関する意見の解決に関する通知」、「国務院が国家土地管理局を批准し、一部の地方政府の越権状況報告に関する通知」。

②転送性通知は、上級機関、所属機関に該当しない書面に対して、本機関は通知転送で下級各関係機関に転送して実行する。

例：「××省人民政府弁公庁が国務院弁公庁に転送する接待中にタバコや酒などの問題がないことについての通知」「建設部は国家物価局財政部に転送し、中央管理の建設システム行政事業性課金項目及び標準の発表に関する通知」。

③発行性通知は、本機関が制定した各種規則及びその他の資料を発表し、直接的な行政効力を発生させる。

例：「国務院弁公庁の国家行政機関公文処理弁法の公布に関する通知」。

2、通知

関係機関、部門に伝達、周知、関連事項や状況を知らせるために使われます。

幹部を任免したり、雇用したり、機構を設立したり、印鑑の有効化や変更、事務所の移転など。

例：「××など四つの同志の職務任免に関する通知」、「国務院弁公庁の国務院是正業界の不正な風潮を是正するための事務室の設立に関する通知」、「国務院弁公庁の夏時間制の中止に関する通知」。

3、事項通知

①配置性通知はある具体的な事項について上級機関が下級機関に任務を与え、仕事を配置し、要求を提出する。

例：「国務院の全国範囲における三角債務整理業務の展開に関する通知」。

②規定的に上級機関に通知し、部下機関の執行を求める具体的な事項について明確に規定し、それに従って執行する。

例：「教育部財政部の大学院生の学習期間の生活待遇の変更に関する通知」。

③会議通知は、ある機関または部門がある会議を開催することを知らせるとともに、会議に関する要求を提出するので、このような通知は通知と配置の役割を兼ねる。

例：『×座談会の開催に関するお知らせ』。

（二）通知の書き方

1、タイトル

通常、3つのクラスの通知のタイトルは、文を発行する機関、事由及び文の3つの部分から構成されます。

具体的な場合と内容によっては、発文機関は省略することができ、文種も可変の「通知」は「予備通知」、「正式通知」、「緊急通知」などである。

文書の通知には「回付」、「転送」、「印刷」を正確に使用し、この機関の自制規約文書を発布し、重要な規則には「発布」、「発布」などの動詞で提起しなければならない。

発表された規則のほかに、本の名前と句読点は使われません。

「について」による前置詞構造と文種表現を具体的に処理し、「について」と「についての通知」の重複がないようにします。

2、主送り機関

通知の内容によっては、受文単位の名称を具体的に書くべきものがあり、一般的なものには規範化された総称を書くべきものがあります。

普通の公文書ではないが、主送機関の多くは、それなりの規範化で総称される。

3、本文

一般的に起草する時は、まず発文の原因、意図または目的を提出し、通知の具体的な事柄、取り扱い要求、注意事項及び期限などを記入します。

本文の表現は紙面の短い者を除いて、多くの通知は条項のフォーマットを使って、つまり箇条に分けて内容を一定の論理基準によって並べ替えて、筋道がはっきりしていて、一目で分かります。

通知の種類が多いので、本文の書き方、文章の長さなどの差が大きいです。

4、落款

本文が終わったら、右下に署名署に捺印します。

二、手紙の作成

手紙は平行文に属する。

所属機関との間で仕事の打ち合わせ、問い合わせ、回答、または関係主管部門に承認を求めることなどに適用されます。

能動と受動によって手紙と返信の区別があります。

形式と規格によって、手紙は公便と便に分けられます。

公便と便箋は公務を扱う文書ですが、公書の内容は往々にして重要であり、権力の行使に関わるものです。

便箋は単位と指導者の間で具体的な事務を処理する時に使うもので、形式は普通の手紙のようで、題名をつけないで、文号を編纂しないで、ファイルを保存する必要はないですが、公印を押す必要もあります。

（一）手紙の種類

この教材はもっぱら公文書の分類を指す。

1、連絡状

①交渉性の手紙は、会社と機関の間で互いに相談し、仕事と委託先である事項を処理するためのものです。

例：「××学校の交渉××同志の転勤に関する件の手紙」、「××県人民裁判所の××遺産紛争案の調査依頼の手紙」。

②質問状は、単位、機関間で相互に質問または回答するためのものです。

例：『××省科学技術委員会が全省科学技術工作会議の状況を徹底することに関する質問状』、『国務院弁公庁の国章の掲揚等の問題について湖北省人民政府弁公庁に対する返信』。

3、お知らせ状

自発的に関連情報（例えば問題、意見、状況）を相手に教えます。

例「中国科学院の学部委員増補結果に関する手紙」。

2、承認をお願いします

関係主管部門に承認事項を要求する場合は承認書を使用します。

ここの「主管部門」とは、発行機関と行政上の隷属関係がない業務主管部門を指し、承認を求めるのは業務事項に限る。

例：『××××学報広告許可証申請に関する手紙』。

（二）手紙の書き方

1、タイトル

手紙のタイトルの量は一般的に発行機関、事由と文種の三つの部門から構成される。

文を出す機関は具体的な状況によっては、普通は省略できます。

手紙の種類は連絡状であれ、注文書であれ、いずれも「手紙」と書くことができますが、「手紙」という文字もあります。

回答性質に属する手紙は，文種ともに「返信」と表記しなければならない。

2、主送り機関

トップの格は機関の全称あるいは標準化の略称を書いて、後にコロンを表示します。

返信の主な送り機関はすなわち手紙の送り先です。

3、本文

冒頭の手紙の冒頭には、手紙の理由や目的を簡単に述べなければならない。返書の冒頭には、書簡の日付、文号または見出しなどを引用しなければならない。

本状は打ち合わせ、問い合わせ、告知、正確な主な事項を記入します。返信は手紙の内容に対して具体的、明確な回答をします。

手紙にしろ、本文の内容にしろ、明確にし、集中し、単一にして、一通のことをするように要求します。

結びの手紙は普通「ここで手紙を書きます」「ご返事をお願いします」などで結びます。返信は「ここで返事します」「特にここで返事します」などで締めくくります。

文末語は内容、要求に応じて書きます。

落款本文の右下に署名署があり、公印を押す。

本文は手紙一つのことをする以外に、言語の適切さを求めて、内容、行文の方向などによって用語の節度を把握して、身分に符合して、雅語を多く使うようにします。

第三節報告と伺いの作成

一、報告書の作成

報告は上級機関に仕事を報告し、状況を反映し、意見や提案を提出し、上級機関の問い合わせに答えます。

（一）報告の類別

1、報告書を提出する

これは直接に上級機関に仕事を報告し、状況を報告する報告です。

具体的な内容と性質によって、総合的な報告と特定のテーマに分けられます。

①総合報告は、本部門の一時期における全面的な仕事またはいくつかの方面での仕事の総合状況を上級機関に報告するもので、往々にして一文数件の特徴がある。

例：『×市九五計画執行状況に関する報告』。

②特定のテーマの報告は、上司にある仕事、ある問題またはある方面の状況を報告する報告であり、往々にして一つのことを報告し、迅速かつ適時な特徴がある。

例：「元旦春節市場手配状況に関する報告」。

2、レポートを転送します。

これは上級機関に仕事の状況を報告し、意見を提出し、その報告を関係部門または地域に転送するように要求する報告です。

例：林業部「野生動物保護管理強化に関する報告」。

3、返信報告

これは上司の問い合わせに答えたり、依頼した件の処理結果を報告するための報告です。

返事の報告は往々にして重大な事項に対する回答であり、一般的な事項に対しては手紙で回答すればよい。

例：××市民政局の「擁軍優属状況に関する報告」は「8？11」建設節前に特別活動を展開する回答性報告である。

（二）報告の書き方

1、タイトル

報告タイトルは通常、事由と文種から構成される。

2、主送り機関

報告主送付機関は公文書発行機関の直属の上級機関であるべきである。

3、本文

本文は缘由、報告事項、報告尾語の三つの部分から構成されています。

報告の缘由は主に報告の原因、理由或いは目的、意義などを明記し、本文の冒頭である。報告事項は本文の主体内容である。基本状況、措置と方法、効果と問題、或いは経験と教訓、意見と提案、計画と構想など。

転性報告書は「以上の報告が正しくない場合は、各地の各部門に回して実行してください」と要求します。

4、落款

本文が終わったら、右下に署名署に捺印します。

二、指示書の作成

上司に指示、承認を求めるのに適しています。

（一）指示の種類

1、指示を求める

関連方針、政策、法規、指示などに対してよく理解していない場合、仕事中に発生した重大な問題や新たな状況については、従来の規定により処理が困難である。平行機関間では、ある仕事に対して意見の食い違いが生じ、統一できない場合、同じ上級機関に判断を求める必要がある。これらはすべて上司の指示を仰ぐ政策的な指示である。

例：『×市の高校行政レベルの確定に関する案内』。

2、承認を求める

経済、編制、物資、人事などの下級機関については、職権の範囲内で決定または解決できない場合、本組織に対して特殊な原因で統一規定に従って実行できない場合は、処理を変更する必要があります。

例：「××建設プロジェクトの必要資金に関する案内」。

（二）指示の書き方

1、タイトル

案内タイトルは通常、事由と文種の二つの部分から構成されています。

2、主送り機関

文書を発行する機関の直属の上級機関であるべきで、しかも主に一つの上級機関を送ることしかできません。

二重の指導を受けた機関が上級機関に指示を仰ぐ場合、主送機関と写送機関を明記し、主送機関が回答を担当する。

所属関係によって等級ごとに指示を仰ぐべきで、等級を越えて指示を仰ぐことができなくて、特殊な情況のため必ず等級を越えて文を書かなければならない時、同時に超過された上級機関にCCで送るべきです。

3、本文

指示を仰ぐ本文は、一般に、原因、指示を仰ぐ事項、および指示を仰ぐ文末語の3つの部分から構成されています。

原因を示してください。まず、行文の目的、根拠を説明し、指示を求める必要性を強調して、指示を仰ぐ事項の提出のために必要な下地を作ってください。

4、落款

本文が終わったら、右下に署名署に捺印します。

（三）報告と指示比較

同じ点：①どちらも上り文です。

②各級の指導幹部に対して、職責を真剣に履行するように促すため、書面に対して全責任を負い、報告書、トップページには発行者を明記してください。

③通常、報告書と指示書のタイトルは、送信機関を省略することができます。

異点：①性質と行文目的は違っています。報告は陳述性公文書に属しています。その行文目的は仕事の報告、状況の反映、意見や提案、答弁、質問などです。だから上級機関に返答を求めません。申請性公文書に所属してください。その目的は指示や審査承認を求めて、上級機関に回答を求めることです。

②上級機関の処理原則は違っています。報告機関に対しては、必要があると判断した場合のみ回答し、上級機関に対しては同意の有無にかかわらず回答します。

③紙面の容量が違っていて、報告に対しても一文のことを提唱していますが、総合報告などは明らかに一文の数のことが多く、紙面が長いことが多いです。

④行文の時間が違っています。事前、用件、事後ともに実行可能です。必ず前行文を示してください。