Préparation De Titre Et Annotations Trop Aléatoires

Le titre comprend le nom, l 'objet et la langue de l' auteur.

Les principales questions qui se posent actuellement dans le titre sont les suivantes:

- Oui.

Erreur.

Les titres peuvent être répartis en une ligne ou en plusieurs lignes au Centre, doivent être complets, beaux et généreux, souvent en losange et en forme de pagode.

Toutefois, dans la pratique, les titres multilignes sont toujours présentés sous forme de carrés et de sables.

Deux, c 'est de la folie.

".

Des virgules, par exemple, continuent d 'être utilisées dans le titre de la lettre et le nom de la lettre est plus aléatoire.

Troisièmement, elle est imprécise, incomplète et inexacte.

Certains titres sont trop longs et apparaissent en quatre ou cinq lignes; d 'autres sont reproduits dans des versions successives et font l' objet d 'une série de « notifications »; d' autres répètent un nom et plusieurs noms de fichier à plusieurs reprises, par exemple, les notifications des bureaux des conseils provinciaux X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X.

En outre, le nom de l 'organe d' envoi dans le titre est généralement donné en termes complets et il convient d 'utiliser une abréviation normalisée pour plus de trois cas.

Quatre.

Erreur d 'utilisation

Certains n 'utilisent pas les langues officielles telles que les plans, les discours, etc., qui ne sont pas accompagnés d' une lettre de notification directe; d 'autres créent des langues, par exemple, ne réutilisent pas les instructions en gros; d' autres utilisent des langues mixtes, comme les rapports de demande d 'informations sur × X, les rapports sur × X.

Liens:

Les archives électroniques sont archivées à des dates différentes de celles des archives traditionnelles.

Les fichiers électroniques peuvent être archivés à tout moment après la clôture d 'un document ou être archivés de manière uniforme à un moment donné, pmis par le Département de la formation des documents au service des archives par l' intermédiaire d 'un réseau et signés par des signatures numériques, enregistrés par le personnel chargé des archives, numérotés de classement selon le principe de l' objet, avec un niveau d 'accès limité pour les utilisateurs futurs.

L 'archivage à tout moment permet, d' une part, d 'éviter les fuites de documents et d' assurer le taux d 'archivage et d' intégrité, et, d 'autre part, d' assurer la simplicité et la rapidité des documents électroniques eux - mêmes, ainsi que d 'éviter la perte d' archives et la destruction des virus.

Les documents électroniques sont archivés différemment des archives traditionnelles.

L 'utilisation des techniques de codage électronique, la possibilité de modifier les documents électroniques sans laisser de traces, l' impossibilité de fixer les supports et la possibilité de modifier certaines informations essentielles sur la fiabilité initiale de certains documents d 'identification compliquent et rendent difficile l' identification originale des documents électroniques.

En conséquence, les documents électroniques doivent être conservés à tout moment dans le cadre de la formation de signatures numériques, de l 'authentification d' informations, de l 'authentification d' identité et de la protection cryptographique, de manière à éviter toute erreur dans la pmission et le traitement des documents, à garantir l 'originalité, l' authenticité et l 'exactitude des documents électroniques reçus par les services d' archivage et à garantir le statut juridique des documents électroniques.

Les documents électroniques ne sont pas conservés de la même manière que les archives traditionnelles.

La facilité avec laquelle les supports de fichiers électroniques vieillissent et les multimédias d 'information, ainsi que la création et le développement de nouveaux supports de stockage, influent sur la lisibilité à long terme des documents électroniques.

Les services d 'archivage peuvent, une fois reçus les documents électroniques, imprimer un fichier sur support papier pour les sauvegarder, mais la solution ultime consiste à mettre au point des technologies informatiques et à assurer la coordination entre les services de formation de documents qui, une fois reçus les documents électroniques, pforment les documents en un format unique permettant de stocker les fichiers électroniques reçus dans un format commun, de manière à pouvoir accéder aux archives précédemment stockées et à faciliter l' accès aux ressources d 'information.

Le classement et l 'archivage des documents électroniques sont gérés différemment des archives traditionnelles.

Étant donné que les fichiers électroniques peuvent être gérés au niveau des fichiers, les services d 'archivage peuvent, dès qu' ils sont reçus, établir un numéro de fichier unique pour chaque document, ainsi que le numéro de classement et le numéro de fichier correspondants, en indiquant le numéro de fichier correspondant, en fonction de la relation entre le texte ci - dessus et le texte suivant, et procéder à l 'indexation et à l' archivage des mots principaux.

Lorsque les conditions techniques le permettent, des outils de recherche multidimensionnels et complets peuvent être mis au point pour faciliter la recherche d 'informations de requête.

Les utilisateurs n 'ont à fournir que des numéros de classement des documents ou des mots de thème, c' est - à - dire qu 'ils peuvent trouver les documents correspondants ainsi que le texte et les annexes de l' échelon supérieur, ce qui réduit considérablement la charge de travail du personnel des archives.

Les demandes de documents électroniques ne sont pas utilisées de la même manière que les archives traditionnelles.

Ce n 'est qu' en remplissant certaines conditions que les utilisateurs peuvent s' enregistrer et s' inscrire en tant que membres d 'un centre de documentation électronique ou d' une archive électronique et que les membres peuvent consulter les archives électroniques pertinentes, y compris au moyen d 'un accès à distance, sous réserve d' une autorisation délivrée par le Centre de documentation électronique, pour s' assurer de leur identité et de leur droit d 'accès.